Regolamento Reach: obbligo di consegna della Scheda Dati di Sicurezza (SDS)

Si ricorda  che l’obbligo del fornitore di trasmettere al cliente la Scheda Dati di Sicurezza (SDS) è stabilito dall’articolo 31 del Regolamento REACH (Regolamento CE n. 1907/2006).

Di seguito riportiamo i criteri e le condizioni che regolano questo obbligo.

Quando la SDS è sempre obbligatoria

Il fornitore deve consegnare la SDS (su carta o in formato elettronico) quando la sostanza o preparato soddisfa uno dei seguenti criteri:

• È classificata come pericolosa;
• È persistente, bioaccumulabile e tossica o molto persistente e molto bioaccumulabile.
• È inclusa nell’elenco delle sostanze candidate all’autorizzazione (sostanze estremamente preoccupanti – SVHC).

Quando va fornita “su richiesta” del cliente

Anche se una miscela non è classificata come pericolosa, il cliente ha il diritto di richiedere la SDS (e il fornitore l’obbligo di consegnarla) se il prodotto contiene:

• Almeno una sostanza pericolosa per la salute o per l’ambiente in concentrazione ≥ 1% in peso (per miscele non gassose) o ≥ 0,2% in volume (per miscele gassose).
• Almeno una sostanza PBT, vPvB o SVHC in concentrazione ≥ 0,1%.
• Una sostanza per la quale la normativa comunitaria fissa un limite di esposizione sul posto di lavoro (es. polveri, solventi specifici).

 

Quando non è obbligatorio l’invio automatico

La SDS non è obbligatoria se i prodotti pericolosi sono offerti o venduti al consumatore finale (pubblico), a condizione che il fornitore fornisca informazioni sufficienti a permettere agli utilizzatori di adottare le misure necessarie per la sicurezza e la salute. Tuttavia, se un utilizzatore professionale (es. un artigiano o un’impresa) acquista il prodotto presso un punto vendita al dettaglio, ha comunque il diritto di richiedere la SDS.

 

Tempistiche e modalità di consegna

La SDS deve essere fornita gratuitamente al cliente al momento o prima della prima fornitura del prodotto.

La scheda deve essere scritta nella lingua ufficiale dello Stato membro in cui il prodotto viene immesso sul mercato (in italiano per l’Italia).

Se la SDS subisce modifiche rilevanti (nuovi dati sui pericoli o restrizioni), il fornitore deve inviare la versione aggiornata a tutti i clienti che hanno ricevuto il prodotto nei 12 mesi precedenti.

Il fornitore deve potere dimostrare l’avvenuta consegna della Scheda Dati di Sicurezza (SDS) solo attraverso sistemi che garantiscano la tracciabilità dell’invio e l’identificazione del ricevente.

In caso di ispezione da parte delle autorità competenti, non basta affermare che la SDS sia “disponibile online”. Il Regolamento REACH (Articolo 31) impone infatti l’obbligo di fornire attivamente la scheda, non semplicemente di metterla a disposizione.

 

I principali metodi per dimostrare la consegna sono:

Canali Digitali Tracciabili

• Posta Elettronica Certificata (PEC): È lo strumento con il massimo valore legale in Italia. Le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna costituiscono una prova incontestabile del contenuto e della data di invio.

 

• E-mail standard con tracciamento avanzato: L’invio tramite e-mail normale è valido se supportato da sistemi aziendali (CRM o gestionali ERP) che registrano la data di invio, l’indirizzo del destinatario e l’allegato specifico. È fortemente raccomandato richiedere una conferma di lettura.

 

Se hai già inviato la SDS tramite PEC o e-mail tracciata prima della spedizione, specifica i dettagli dell’invio sul DDT:

“SDS già trasmessa in formato elettronico all’indirizzo [E-mail/PEC del cliente] in data [GG/MM/AAAA] per il prodotto: [Nome Prodotto], Rev. n. [Numero].”

Oppure “SDS inviata preventivamente via PEC in data [GG/MM/AAAA] ai sensi del Regolamento REACH.”

 

• Piattaforme web dedicate (con login): Alcuni fornitori utilizzano portali clientela in cui l’utente scarica le SDS. Questo sistema è valido come prova solo se il software registra un log dei download (chi ha scaricato cosa, e quando), dimostrando l’effettivo passaggio dell’informazione.

 

Canali Fisici e Cartacei

Firma per ricevuta sul Documento di Trasporto (DDT): Se stampi la SDS e la inserisci fisicamente insieme alla merce, inserisci una di queste diciture:

“Si attesta la consegna della Scheda Dati di Sicurezza (SDS) allegata al presente documento per il prodotto: [Nome Prodotto], Rev. n. [Numero] del [Data].”

“SDS allegata al presente DDT ai sensi dell’art. 31 del Regolamento REACH.”

La firma del cliente per il ritiro della merce e del DDT cartaceo estende la prova della ricezione anche alla SDS.

 

• Raccomandata A/R: Utilizzata raramente per via dei costi, ma legalmente inattaccabile grazie alla cartolina di ritorno firmata dal destinatario.

 

Elementi essenziali da includere sempre

Perché la dicitura sul DDT abbia valore probatorio in caso di ispezione, assicurati che la riga del documento identifichi chiaramente:

• Il nome commerciale esatto del prodotto.
• Il numero di revisione della SDS.
• La data di rilascio/aggiornamento della SDS.

Nota fondamentale: Al momento della consegna della merce, il cliente deve firmare il DDT (per esteso e in modo leggibile). Quella firma sul documento cartaceo o digitale (tramite palmare del trasportatore) costituirà la prova legale dell’avvenuta ricezione della merce e, di conseguenza, della SDS associata.