Obbligo del collegamento tra i Registratori Telematici e gli strumenti di pagamento elettronico (POS)

Obbligo del collegamento tra i Registratori Telematici e gli strumenti di pagamento elettronici (POS), la Guida Operativa dell’Agenzia delle
Entrate (con i relativi allegati e le FAQ) delinea il perimetro dell’adempimento e la tempistica, specificando quali attività sono escluse dall’obbligo ed i soggetti che, invece, sono tenuti ad effettuarlo nel caso di attività “miste”.

1. In che cosa consiste il collegamento?

Per accettare pagamenti tracciabili, gli esercenti stipulano un contratto di convenzionamento con uno o più operatori finanziari che gestiscono le transazioni (Acquirer). Il contratto consente l’utilizzo di POS fisici, come i terminali tradizionali o i SoftPos installati su smartphone e tablet, oppure di POS virtuali, che permettono di autorizzare pagamenti on-line in sicurezza.

Al momento dell’emissione del documento commerciale, l’esercente deve indicare e registrare la modalità di pagamento utilizzata dal cliente (contanti, pagamento elettronico, ticket, ecc.). Nella Guida Operativa si spiega che – sia che si utilizzi un Registratore Telematico, sia che si utilizzi la procedura web “Documento Commerciale on-line” – l’indicazione e la registrazione della modalità di pagamento del corrispettivo è effettuata mediante le funzioni già in uso, pertanto, non occorre alcun aggiornamento né un collegamento fisico al POS.
Il collegamento richiesto, infatti, non è materiale, ma esclusivamente informatico: si tratta di una comunicazione che va effettuata una sola volta (salvo variazioni successive) tramite il portale “Fatture e Corrispettivi”.

2. Le indicazioni per chi usa il Registratore Telematico e per chi usa la procedura web

Gli esercenti che utilizzano il Registratore Telematico, e quelli che in futuro adotteranno una soluzione software, devono associare la matricola del Registratore Telematico all’identificativo univoco del POS tramite la funzione “Gestione collegamenti”. Gli esercenti che si avvalgono di server RT ai quali sono collegati più punti cassa, devono abbinare i POS utilizzati nei punti cassa alle matricole dei soli server RT. Per chi utilizza la procedura web “Documento Commerciale on-line”, invece, il collegamento con i POS va fatto direttamente nella procedura stessa.

La Guida Operativa fornisce tutti i dettagli, specificando che il collegamento può essere multiplo, ossia un singolo POS (fisico o virtuale) può essere collegato a più RT o, viceversa, più POS possono essere collegati ad un singolo RT.

3. I soggetti esclusi ed i casi “misti”

Non sono interessati dall’obbligo di collegamento i corrispettivi certificati tramite distributori automatici (vending machine), la vendita di carburante, la ricarica di veicoli elettrici e tutte le operazioni esonerate dalla memorizzazione e dalla trasmissione telematica dei corrispettivi, anche se pagate elettronicamente. Tuttavia, se lo stesso POS viene utilizzato sia per operazioni certificate sia per operazioni esonerate, il collegamento resta obbligatorio. Se un POS è, invece, dedicato esclusivamente ad operazioni esonerate, può essere dichiarato come tale e non va collegato, ma non potrà essere utilizzato, neppure occasionalmente, per operazioni certificate. Se l’esercente sceglie, volontariamente, di emettere documento commerciale anche per operazioni esonerate, i POS utilizzati devono essere collegati.
L’obbligo non sussiste quando tutti i corrispettivi sono certificati, esclusivamente, tramite fattura.

4. Gli adempimenti e la tempistica

La prima comunicazione dei collegamenti dovrà essere effettuata dai primi giorni del mese di marzo 2026, riferita ai POS attivi nel gennaio 2026. Successivamente, i collegamenti andranno aggiornati solo in caso di nuove attivazioni, variazioni o dismissioni.

Per i POS attivati dopo il mese di gennaio 2026, il collegamento dovrà essere registrato tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’attivazione, con gli stessi termini anche per eventuali modifiche.

La disponibilità delle funzionalità per la registrazione dei dati di collegamento verrà comunicata con un apposito avviso pubblicato sul sito internet dell’Agenzia delle Entrate.

Un volta attiva la procedura web, gli esercenti (o gli intermediari delegati), avranno 45 giorni di tempo per effettuare la comunicazione del collegamento tra i Registratori Telematici e/o la procedura web “Documento Commerciale on-line” e i POS utilizzati nel mese di gennaio 2026.

Relativamente ai POS attivati dal mese di febbraio 2026 in poi, il collegamento dovrà essere registrato tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo a quello di attivazione dei POS.

Gli stessi termini sono validi anche nel caso in cui sia intervenuta una variazione rispetto ai dati già registrati. Quindi, ad esempio, i collegamenti tra POS e RT relativi al mese di aprile 2026 dovranno essere registrati, se modificati, tra il 6 giugno e il 30 giugno 2026.

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